一、申报阶段

1.凡我校教职工（原则上为校编）应邀赴国（境）外参加学术会议、学习研修、合作交流、科研合作等，原则上须提前至少3个月向国合处申报，其他情况由国合处根据江苏省外事主管部门及学校相关部门的最新政策等审查，经同意再提交出国（境）申报材料。

2.出国申报具体事宜可联系；

3.申报时，须向国际交流合作中心提交纸质及电子材料。具体类别在附件中五选一填写。

*外文邀请函及中文翻译件的要求：邀请函应由邀请单位信笺纸打印，并有邀请人亲笔签名落款，内有地址、电话、传真、被邀请人姓名职务、出访详细日期及天数、日程安排、详细的访问目的、往返机票、食宿、保险等费用承担方等（供参考，最终审核和解释权在江苏省外办）。

*因公临时出国任务和预算审批意见表：“预算财务审核意见”栏须经校财务处审核、盖章。

*因公出国（境）的出访天数以北京时间、中国海关的出入境签章日期计。例：某老师申报的出国任务为2019年2月14日出发、出访天数6天，应于2月14日凌晨0:00-晚24：00间出中国境，须于北京时间19日晚12：00前入中国境；出发日期不得早于2月14日，如需推迟出发，根据日期顺延。

*出国留学者，在出国前还需持批件前往人事处办理离校手续，且出国日期不得早于批件中的出发日期，如需推迟顺延或延期，须在人事处办理相关手续。

*赴台湾相关手续请按照省台办最新政策要求办理，具体材料不在本页面，具体咨询。

二、校内审核阶段

国际交流合作中心就申报材料的出访的计划性、必要性、人员构成、行程安排、经费来源等情况，根据院本年度因公出国计划数、江苏省外事主管部门及学校相关部门最新政策与要求、外交部最新护签信息等情况审查。

 各团组必须按国合处的审核意见修改、补充申报材料后，将材料电子版以压缩包形式发送至kdgj@njmu.edu.cn。

（压缩文件须按格式命名：例：2019-4-1----2020-4-1 XX赴美国学习研修/2019-2-11----2-17 XX等3人赴香港参加国际会议）

 申报材料经由国际交流合作中心报南京医科大学国合处并经校各相关审批单位和校领导审核、批准。

三、公示、政审阶段

因公出国（境）实施信息公开制度，申报的团组通过校内审核后，在南京医科大学校内OA信息公开栏公示期5个工作日；如公示无异议，国际交流合作中心将为出国团组办理政审手续，并将经签字、盖章的备案表上报。政审函根据类别在附件中选一填写。

四、上报阶段

国合处根据江苏省外事主管部门的最新政策要求拟定、准备该因公出国（境）团组的相关申报文件和材料，上报外事主管部门审批。出国任务经外事主管部门批准后下达批件至国合处，由国合处下达批件（电子版）至相关出国团组人员。

*批件具有一定有效期，具体时限由江苏省外事主管部门根据该团组的审批结果标注于批件内。实际出访日期须在批件有效期内进行。

五、护照办理相关问题

1.须持因公护照、因公港澳通行证出国（境）的情况：

所有赴国外90天及以内、赴港澳30天及以内的出国（境）任务，须持在规定有效期内的因公证照完成出访。

2.首次办理、过期换新因公护照或因公港澳通行证：

（1）因公护照。本人携带身份证原件，赴江苏省签证服务中心按指纹、签名（可在任何工作时间去录）；取得批件后，赴江苏省签证服务中心正式办理、取得因公护照（可代办），需携带的材料：批件（自行打印电子版）、请示文（国际交流合作中心提供）、因公护照申领表与签证事项表（国际交流合作中心提供）、身份证复印件1份、小二寸白底照片1张。

（2）因公港澳通行证。取得批件后，赴江苏省签证服务中心正式办理、取得因公护照（可代办），需携带的材料：批件（自行打印电子版）、纸质请示文（国际交流合作中心提供）、纸质版签证事项表（国际交流合作中心提供）、身份证复印件一份、小二寸白底照片3张、赴港澳通行证申领表（江苏省签证服务中心护照窗口领取）。

3.因公护证照核验。

所有持因公护证照出访的人员，在出访前均须前往江苏省签证服务中心护照窗口进行护照核验，需携带的材料：因公护照或因公赴港澳通行证原件（由国合处保管，用前办理借出手续）、批件（自行打印电子版）、纸质版请示文（国际交流合作中心提供）、纸质版因公护照申领表与签证事项表（国际交流合作中心提供）、身份证复印件1份、小二寸白底照片1张。

4.因公签证及因公港澳台签注的办理。取得因公护照或因公港澳通行证后，在国合处协助下，根据江苏省签证服务中心官网上最新的各国家地区因公签证要求，自行准备材料和办理签证。

（江苏省签证服务中心地址：南京市汉中门大街145号）

（江苏省签证服务中心网址：http://www.visajs.com）

 派遣函模板（仅供参考）.docx

*部分国家或地区仅办理出境证明或落地签，无需签证，请在办理因公护照核验时，与护照窗口工作人员确认，并根据国家最新签证相关政策办理相关证明文件。

5.须持因私护照、签证完成因公出国（境）出访任务的情况：

  赴国外天数90天以上、赴港澳30天以上，及其他根据江苏省外事办最新政策要求不办理因公护证照的出国团组，经公示阶段后，即可自行前往市公安局出入境管理处办理因私护照、相关签证，无须等待批件下达后再办理。

六、领取护照签证、购买机票

1.取得批件后，因公出国（境）团组才可购买机票、办理借款等相关手续。

2.购买机票、借款、财务报销标准等相关事宜须咨询财务处，以最新财务相关的政策和文件要求为准。

七、出国留学人员的离校、回校手续

1.在出国前5个工作日内，需持有效批件、机票等前往人事处办理留学人员离校手续。

2.在回国后的7个工作日内，需先提交回国登记相关材料（具体要求及材料见上文“南京医科大学因公出国（境）”申报等5个压缩包），经国合处审核认定合格后，可前往财务处办理核销手续，并前往人事处回校手续。

3.其他重要事项：

1.出访时间不得早于批件中“出访时间”的日期（可推迟），出发总天数不得超过批件中“天数”数字；

2.离校时间以实际购买、使用的机票票面时间为准；

3.回国登记所需的批件号以国合处提供的电子批件为准，出访内容据实填写。

八、出国借款、用汇相关问题

1.所有因公出国（境）的借款和用汇（经国合处办理批件的团组），由国合处审核出访人数、日期和天数等因公出国（境）任务的相关内容，经国合处审核无误后盖章、签字。

由财务处根据最新财务政策和文件要求，并按照批件批准的出访人数、行程和当天国际汇率等情况，从严审核、确定具体金额，办理借款及用汇。

2.所需的表格、材料（以学校财务处的最新政策和文件要求为准）：

（1）借款单：须按照经费来源部门和财务处的最新政策及文件要求填写完整，并已办完相关部门签字、盖章的借款单，

（2）《因公出国（境）经费、用汇预算申请表》：在南京医科大学财务处官网下载最新的《因公出国（境）经费、用汇预算申请表》，经国际交流合作中心审核出访人数、日期和天数等因公出国（境）任务的相关内容（以有效期内的批件等相关材料为准），再前往财务处审核金额、办理用汇（以财务处最终审核意见为准）；

（3）因公出国（境）批件（由国际交流合作中心在上报阶段结束后提供电子版，自行打印）；

（4）财务处要求的其他材料；

九、回国核销办理

所有因公出国（境）人员在回国后在7个工作日内，须先完成回国登记（具体要求及材料见上文“南京医科大学因公出国（境）”申报等5个压缩包），并上交因公护证照至国合处保管。

回国登记材料经国合处审核认定合格后，原则上应在回国后20个工作日内前往财务处办理核销手续。

所需的表格和材料：

1.《南京医科大学因公出国（境）经费报销（核销）单》：在学校财务处官网下载并根据实际情况如实填写。经国合处审核出国人数、天数、日期等任务相关内容后签字、盖章。持批件前往财务处审核金额并办理核销，并以财务处最终审核意见为准；

*具体标准参考文件：《江苏省财政厅江苏省人民政府外事办公室关于转发财政部、外交部《因公临时出国临时出国经费管理办法>的通知》、《南京医科大学因公临时出国（境）经费管理办法》

2.境外住宿、交通等相关费用票据；

3.出国（境）机票电子客票行程单；

4.财务处按照最新政策和文件要求提供的其他材料

5.按照相关财务政策和文件要求，外汇有结余，应该到省中行办理相关退汇手续。凡未办理外汇核销手续的，一律不得办理出国费用报销手续。